Das News-System in SharePoint

SharePoint News basieren auf den modernen SharePoint Websites. Man erstellt sie mit dem gleichen komfortablen Editor womit auch z.B. die Startseite erstellt wird.

News können in Kommunikations- und in Teamsites erstellt werden. Nachrichtenbeiträge können also z.B. auch aus einem Team oder einer Abteilung kommen.

Basics und Konfiguration

Die Newsartikel findet man in der Seitenbibliothek der jeweiligen Site.

Unter Einstellungen >Websiteinhalte > Websiteseiten

Dort befinden sich normale Sites, wie z. B. die Startseite der Site und auch unsere Newsartikel-Sites. Diese unterschieden sich nur durch ein Merkmal. In der Spalte "Höher gestufter Zustand" - bzw. promoted state. Es ergibt Sinn sich diese Spalte einzublenden, wenn man mit News arbeiten möchte.

Die Stati der Spalte "Höher gestufter Zustand" bedeuten:

0 = Site

1 = News (Entwurfsmodus)

2 = News (Veröffentlicht)

(Man kann aus einer 0 nur eine 1 machen, nicht umgekehrt, soll ein Newsartikel nicht mehr angezeigt werden, muss man die Veröffentlichung aufheben. Weiter unten dazu mehr)

Die Markierungen in der "Namen" Spalte sind ebenfalls wichtig!

Roter Pfeil = ausgecheckt (Ein Benutzer hat die Site bearbeitet, aber nicht gespeichert)
Gelbes Buch = enthält Änderungen, die noch nicht veröffentlicht wurden.

Die Spalte "höhergestufter Zustand" ist standardmäßig schreibgeschützt. Man kann den Status als nur ablesen. Mit PowerShell könnte man das ändern, das ist in der Regel aber nicht nötig.
Es wird einem außerdem beim Veröffentlichen einer Site angeboten daraus einen Artikel zu machen, und man findet diesen netten Button in der Settingsleiste jeder Site.

Mehrsprachige Nachrichten

Newsartikel können mehrsprachig gepflegt werden. Der Artikel erscheint standardmäßig in der eingestellten Sprache des Benutzers. Die Sprache kann aber auch jederzeit umgeschaltet werden.

Dafür müssen auf dem Tenant die Sprachpakete verfügbar sein (was sie Standardmäßig sind) und in den Einstellungen der Site die gewünschten Sprachen aktiviert sein.

Hier kann man die Übersetzung von Seiten und Neuigkeiten aktivieren, Sprachen hinzufügen und einen Übersetzer zuweisen, welcher benachrichtigt wird, wenn eine Site für seine Sprache erstellt wird.

Hinter den erweiterten Einstellungen verbirgt sich der Punkt "Übersetzungen überschreiben"

eine detaillierte Beschreibung dieser Funktion befindet sich hier: Überschreiben von Website Übersetzungen

Artikel übersetzen

Im Newsartikel findet sich jetzt der Punkt "Übersetzung"

Mit einem Klick erstellt man die Site in der Zielsprache, oder gleich in allen konfigurierten Sprachen

Die Seite lädt kurz, erstellt eine Kopie des Newsartikels, und gibt uns dann sofort die Möglichkeit die, englische Seite zu öffnen

Ist ein Übersetzer konfiguriert, erhält er jetzt eine Benachrichtigung per E-Mail. Die übersetzte Seite erhält automatisch eine sprachspezifische Markierung im Titel.

die Seite befindet sich in der Websitebibliothek indem automatisch erstellten länderspezifischen Ordner

Beide Sites müssen, jede für sich veröffentlicht sein, damit der Benutzer sie sieht und die Sprache umschalten kann.

Zeitplanung von Newsartikeln

Die Zeitplanung umfasst lediglich die Veröffentlichung eines Artikels. Soll der Artikel nicht mehr angezeigt werden muss man die Veröffentlichung manuell über das Kontextmenü aufheben, oder man erstellt dafür einen Flow mit PowerAutomate.

Die Terminplanung muss man erst aktivieren. Dies geschieht auf der Websitebibliothek. Dort finden wir in der Einstellungsleiste den Punkt "Terminplanung".

Wenn wir jetzt bei einem Artikel die Seitendetails einblenden, finden wir den Punkt "Veröffentlichung Planen" und wir können ein Startdatum auswählen.

Newsartikel erstellen

Auf der Startseite der Site kann man als "Mitglied" unter Neu eine "Seite" oder einen Neuigkeitenbeitrag erstellen. In der Sitebibliothek steht nur der Punkt neue "Websiteseite" zur Verfügung. Es ist alles das gleiche!

Ein Neuigkeitenbeitrag hat in der Spalte "höhergestufter Zustand" lediglich gleich eine 1 stehen, bei einer Site wird mir gleich beim Speichern und veröffentlichen folgender Dialog angezeigt und angeboten daraus einen Newsartikel zu machen.

Wählt man neue Site oder Neuigkeitenbeitrag kommt man auf eine neue Site. Hier kann man seinen Newsartikel mit dem Site-Editor gestalten, planen und übersetzen.

Der Editor bietet viele Möglichkeiten seine Inhalte zu gestalten.

Das SharePoint Lookbook zeigt hier einige Möglichkeiten: SharePoint lookbook

Beim Bearbeiten eines Artikels wird dieser ausgecheckt (für mich zur Bearbeitung exklusiv reserviert). Wenn ich die Änderungen nicht speichere, kann auch jemand anderer den Artikel nicht bearbeiten, sondern die von mir gemachten Änderungen nur verwerfen, wenn er an dem Artikel arbeiten möchte.

Ändere ich eine Information in einer Spalte in der Websitebibliothek, ist damit auch automatisch der Artikel bearbeitet, dessen Ziele ich bearbeitet habe, und die Änderung (geänderte Information in einer Spalte) ist für niemanden Sichtbar, bis die Seite wieder veröffentlicht wurde!

Die Veröffentlichung lässt sich auch in der Websitebibliothek steuern:

Je nachdem wie der Status der Site ist steht an der Stelle "Veröffentlichen", "Veröffentlichung aufheben" oder "auschecken verwerfen". Denn eine Site muss zumindest eingecheckt (gespeichert) sein um veröffentlicht werden zu können.

Newsartikel anzeigen

Wo sehen meine Benutzer Neuigkeitenartikel?

1. in der neuen App Bar unter "Meine Neuigkeiten"

2. mit einem Nachrichten Webpart auf zB. der Startseite

Das Nachrichtenwebpart bietet diverse Einstellungsmöglichkeiten der Anzeige, aber man kann auch konfigurieren aus welchen Sites die News angezeigt werden sollen.

Nachrichtenquellen konfigurieren

Layouts haben unterschiedliche Optionen

Filter können auf diverse Eigenschaften Siteübergreifend filtern.

Auch die Reihenfolge der Artikel lässt sich beeinflussen. Zuerst hier klicken:

Die Artikel von links nach rechts in die Liste ziehen und die Reihenfolge festlegen

News Links

News Links verlinken direkt auf eine Externe Site und suchen sich ein nettes Bild und eine Beschreibung selbst aus der Zielseite, welche man aber auch noch bearbeiten kann.

Ein News-Link hat aber ein Problem mit Metadaten, wie z.B. der Terminplanung.

Zielgruppen

Zielgruppen kann man im Artikel und im Nachrichten Webpart konfigurieren

In der Websitebibliothek in den Biblitohekseinstellungen findet sich der Punkt" Benutzergruppenadressierung. Hier muss man das Feature erstmal aktivieren.

In den Seitendetails des Artikels finden sich dann die Möglichkeit Zielgruppen zu definieren.

Die Zielgruppen Einstellung des Nachrichten Webparts muss aktiviert sein, damit die einstellten Zielgruppen der Artikel auch den richtigen Personen angezeigt werden.

Templates

Jeden Artikel kann man auch als Template speichern. Achtung: dieses Template enthält auch alle Metadaten, wenn zb. Zielgruppen definiert sind oder eine Veröffentlichung geplant ist, ist das Template genauso konfiguriert. Templates werden in der Websitebibliothek in einem eigenen Ordner abgelegt, und können dort bearbeitet werden.

Hinter dem Pfeil neben "Als Entwurf speichern" verbirgt sich der Punkt "Als Vorlage speichern"

Für folgende News-Themen habe ich noch Artikel geplant.

Wie erstelle ich ein Ablaufdatum, das Artikel automatisch deaktiviert.
News Quellen (Bullets für "Verifizierte" News Seiten)
News mit Redaktioneller Prüfung (Genehmigungsworkflow)

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