SharePoint als Fileshare Ersatz

SharePoint ist ein vielfältiges Werkzeug mit dem sich interne Prozesse abbilden, optimieren und automatisieren lassen.
In diesem Beispiel möchte ich Ihnen zeigen was SharePoint 2013 als Fileshare zu bieten hat.
Was alleine eine solche Ablöse des Fileshares für Mehrwert bringen kann...



Für unsere Demo zeigen wir Ihnen die Standard Funktionen eines SharePoint Dokument Centers.

Die wichtigsten Funktionen:

1.    Ordner (virtuelle Ordner)

Dokumente können sich auch in mehreren Ordnern befinden ohne das das File mehrfach existiert.

2.    Versionierung

Jede Änderung an einem Dokument wird von SharePoint mitgeloggt und kann einfach abgefragt werden (wann hat wer, was geändert – incl. „alte“ Version wieder herstellen)
Es ist auch möglich 2 Versionen miteinander zu vergleichen.

3.    Check-in / check-out

Ein Dokument kann „ausgecheckt“ werden um die gleichzeitige Bearbeitung durch dritte zu unterbinden. Erst eine eingecheckte Version kann durch andere Benutzer eingesehen bzw. weiterbearbeitet werden.
Dokumente können in SharePoint ein bzw. Ausgecheckt werden, man wird aber auch direkt in Office darauf hingewiesen:

4.    Zusammenarbeit

Die Möglichkeit das mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten (verschiedenfarbige Cursor mit dem Namen des Benutzers, der entsprechende Abschnitt wird gesperrt) Dies funktioniert auch mit Verschiedenen Office Versionen

5.    Genehmigungsworkflow‘s

Eine Dokumentenbibliothek kann mit einem Klick so konfiguriert werden, das neue Dokumente oder Änderungen erst durch eine Person (Vorgesetzter) genehmigt werden müssen, damit sie für alle Benutzer verfügbar sind.

Approval Status: Nur Personen die auch genehmigen dürfen sehen alle Dokumente, alle anderen sehen nur die bereits „genehmigten“

6.    File upload per Drag and Drop

Selbst mehrere Dokumente lassen sich bequem per Drag and Drop in den Browser ziehen und somit uploaden.

Drag and Drop eines Word-files direkt in das Browserfenster

7.    Einbinden in Windows Browser / Netzlaufwerk / Office

•    Per Klick kann eine Dokumentenbibliothek als Windows Browser eingebunden werden. (inkl. aller bekannten Funktionen wie, Kopieren /Einfügen, Ordner, etc.)
•    Aus einem Programm heraus kann man Files auch Direkt in der SharePoint Dokumentenbibliothek gespeichert werden. Pfad = SharePoint URL

Einstellungen (Ribbon) einer Dokumentenbibliothek.
(mit einem Klick verbindet sich SharePoint mit Outlook, Excel oder dem Windows Explorer)



Dokumentenbibliothek in SharePoint:



Die gleiche Bibliothek mit Outlook verbunden:


Die Dokumentenbibliothek läßt sich auch normal im Windows Browser (zb: als Netzlaufwerk) öffnen und nutzen!

8.    Office Integration

Klickt man auf ein Dokument – öffnet sich diese direkt in der zugehörigen Applikation (ein Excel Dokument öffnet sich in direkt in Ihrem lokalen Excel, bei Speichern wird dieses automatisch wieder am SharePoint gespeichert – auch Optionen wie Checkin/out werden direkt in Excel abgefragt.

Excel in der SharePoint Bibliothek
Klick auf “Im Browser anzeigen” (Excel Services)



Klick auf „Im Browser bearbeiten“ (Office Web App Server)
[gleiche Ansicht wie oben – mit der Möglichkeit das Excel Sheet zu ändern]

Klick auf „öffnen“ – Das Excel Sheet öffnet sich in Excel, Beim Speichern wird automatisch wieder am SharePoint gespeichert. In Excel wird man auf CheckIn / CheckOut hingewiesen!

9.    Benachrichtigungen

Man kann sich auf ein Dokument oder eine Bibliothek benachrichtigen lassen (zB. E-Mail bei Änderung)

10.    Mail-in

Dokumente können direkt per E-Mail an eine Dokumentenbibliothek gesendet werden.

11.    Policies

Einstellungen wie zB. wurde ein Dokument seit 2 Jahre nicht bearbeitet oder geöffnet, automatisch archivieren oder löschen.

12.    Dokumenten-Routing

Einstellungen wie zB. Kommt ein Dokument von der E-Mail Adresse XY, dieses in den Ordner ABC Verschieben, das Dokument auschecken und Benutzer X per E-Mail informieren.

13.    Papierkorb

Ein Dokument das gelöscht wird, wird in den „mehrstufigen“ Papierkorb verschoben. Nur ein Administrator kann das Dokument wieder herstellen oder endgültig leeren.
Mehrere Ebenen bedeutet, das Administrator 1 zwar den Papierkorb löschen kann, aber Administrator 2 kann den trotzdem wieder herstellen.

14.    Berechtigungsgruppen

SharePoint ist in das Active Directory integriert und kann mit AD Gruppen oder SharePoint Gruppen – denen AD Gruppen oder User zugeordnet sind arbeiten. Auf Federation Services (single sign on = Eine Anmeldung für PC und SharePoint) ist möglich sollten Sie den SharePoint nicht in ihrer Infrastruktur betreiben.
Das Berechtigungskonzept von SharePoint sieht vor das, wenn ein User auf etwas nicht berechtigt ist – sieht er es nicht.(das Element, die App, bzw. das File wird nicht angezeigt)

15.    Office Web App Server

Mit dem Zusatzprodukt (Office Web App Server ) ist es möglich alle Office Dokumente im Brower zu öffnen und zu bearbeiten. Selbst Office Dokumente erstellen ist damit möglich!

16.    Suche / Volltextindizierung

Office Dokumente und viele andere lesbare Formate werden in SharePoint Volltextindiziert, was bedeutet das über die Suche ein Dokument sogar über den Text in dem Dokument auffindbar ist.

17.    Workflows

Mit SharePoint Workflows kann ein Prozess abgebildet werden.
Beispiel: wenn ein Dokument von User X Genehmigt wurde, verschiebe das Dokument nach Ordner Y und benenne das File um in „Original Filename“_sent by X“ und sende an User A ein E-Mail mit dem Inhalt: neues Dokument zu Thema „Name der Dokumentenbibliothek“ mit dem Link zum File.

18.    Views / Ansichten

Bauen Sie sich eigene Ansichten oder geben diese Ansichten für andere Benutzer frei.
Mit ein paar Klicks haben sie eine eingeschränkte Ansicht der Dokumentenbibliothek, die Ihnen nur die Informationen anzeigt die sie benötigen. (Beispiel: Dokumententitel, letztes Änderungsdatum, Person die das Dokument geändert hat, gefiltert nach Jahr 2013, sortiert nach Anfangsbuchstabe der Person.) Jede Ansicht kann „nur „ persönlich genutzt oder für alle Benutzer Freigegeben werden.

19.    Meta Informationen / Feld Erweiterungen

Jedes Dokument hat „Meta-Informationen“ zb: Ersteller, Erstellungsdatum , letzte Änderung, Genre, etc. Diese Informationen können alle in einer Tabellenansicht (wie Excel) angezeigt werden.
Eben diese Meta-Informationen lassen sich beliebig erweitern: zB. Abteilung, Thema, etc.
Diese Zusätzlichen Spalten können auch als Pflicht Feld bei Dokumenten Upload definiert werden. Ebenso ist es möglich diese Informationen Berechnen zu lassen oder per Workflow automatisiert ausfüllen.

Das Feld „Abteilung“ wurde der Bibliothek hinzugefügt

  

20.    Bewertungen

Dokumente bzw. dessen Qualität oder Informationsgehalt können von den Benutzern bewertet werden. (Durchschnittsberechnung bei Sternebewertung)
Wählen Sie zwischen  Sternebewertung  oder „Likes“ (Anzahl)

Sterne


Likes

21.    Downloads unterdrücken

Das Herunterladen eines Dokumentes kann unterbunden werden!

22.    Alle Files befinden sich in der SharePoint – SQL Datenbank

(Die Dokumente sind nicht auf einen physischen Fileshare gespeichert)

Und mehr…

Wichtig: All diese Funktionen sind Optionen!
Jedes Feature kann einzeln aktiviert oder deaktiviert werden.