ISO 9001 Konformes Dokumentenmanagement mit SharePoint

ISO9001 legt die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem fest. Dokumentenmanagement bildet einen wesentlichen Teilaspekt dieser Qualitätssicherung.

ISO-Anforderung	Lösungen mit SharePoint
Dokumente müssen genehmigt werden, bevor sie verteilt werden.	Dokumentenbibliotheken und Workflows bieten Out of the Box-Lösungen für die Genehmigung von Dokumenten.
Dokumente müssen in regelmäßigen Abständen überprüft / aktualisiert / neu zugelassen werden.	Dokumentenmanagement Richtlinie, auf Inhaltstypen können basierend auf Dokument-spezifischen Metadaten automatisch Workflows initiieren,
Die richtige Version der Vorlage (n) muss am Einsatzort sein.	Versionsverlauf auf einer Sharepoint-Dokumentbibliothek erzeugt bei jeder Änderung eine neue Version des Dokuments. Alle Änderungen sind nachvollziehbar
Identifizieren, steuern und überwachen von Dokumenten aus externen Quellen	Dokumente, die von externen Quellen empfangen werden, können zu SharePoint übertragen und "getagged" und mit den entsprechenden Metadaten versehen werden, so dass die gleiche Richtlinie, die auf interne Dokumente angewendet wird, auch auf externe Daten angewendet werden kann.
Verhindert das versehentliche / unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente	Nur die neueste, Genehmigte Version von Dokumenten steht Usern zur Verfügung. Informationsverwaltungsrichtlinien können verwendet werden, um veraltete Dokumente zu archivieren oder zu vernichten.
Erhaltung der Benutzbarkeit von Dokumenten	Die Unterlagen müssen lesbar und leicht zu identifizieren sein. 1. Elektronische Ablage von Dokumenten 2. Metadaten Verschlagwortung von Dokumenten

Fürchten Sie nicht um die Komplexität eines solchen Projektes, denken Sie daran das solche Prozesse auch vollständig ohne EDV umsetzbar und möglich sind. Nahezu jedes Projekt ist in irgendeiner Form ein Migrationsprojekt, da alles schon mit einem Prozess beginnt und sich mit der Zeit und den Mitarbeitern welche diese Prozesse leben, weiterentwickelt.

Schmeißen Sie nicht schon die Flinte ins Korn bevor Sie begonnen haben. Sehen Sie es als Chance Prozesse neu aufzurollen und zu überdenken um Sie zu optimieren. Dies kann zwar im Moment unbequem erscheinen, ist aber für die Zukunft und die ständige Weiterentwicklung unumgänglich und notwendig.