Die Versionierung in SharePoint online
Versionierung von Dokumenten in SharePoint online
SharePoint-Bibliotheken und Listen erstellen beim Speichern von Änderungen an einem Dokument eine neue Version.
Damit ist es möglich, einfach unbeabsichtigte Änderungen zu korrigieren, da alte Versionen auch einfach wiederherstellbar sind. Ein manuelles Versionieren von Dokumenten "DokumentV4.docx" ist nicht nötig.
Der Versionsverlauf in SharePoint-Bibliotheken bietet diverse Konfigurationsmöglichkeiten für die Versionierung.
SharePoint AdminCenter
(neu seit 10/2024)
Hier kann man vorkonfigurieren, welche Versionierungseinstellung standardmäßig beim Erstellen einer neuen Bibliothek oder Liste eingestellt ist.
Der Punkt befindet sich im SharePoint Admincenter / Einstellungen / Grenzen des Versionsverlaufs
Versionsverlaufsbeschränkungen für Dokumentbibliothek und OneDrive –Übersicht - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Bibliotheks- und Listeneinstellungen / Versionsverwaltungseinstellungen
Inhaltsgenehmigung
Steht dieser Punkt auf Ja, muss die Veröffentlichung einer Hauptversion genehmigt werden.
Beim Umstellen auf "Ja" fügt der Bibliothek automatisch ein paar neue Spalten hinzu (Genehmigungsstatus, Genehmigungskommentar) und auch eine neue gruppierte Ansicht, um den Genehmigern nicht das Leben unnötig schwer zu machen.
Als Nächstes benötigt man eine SharePoint-Gruppe und einen Custom Permission Level für diese Gruppe. Diese müssen genehmigen dürfen)
Die Punkte zum Genehmigen oder Ablehnen findet man über die Statusbar oder dem Elypse Menü (...)
Die Inhaltsgenehmigung sendet keine automatische Benachrichtigung (nicht automatisch).
Wie man die Inhaltsgenehmigung genau verwendet, erkläre ich in einem eigenen Artikel.
Versionsverlauf für Dokument
Keine Versionskontrolle - mit dieser Einstellung gibt es keine Versionierung.
Hauptversionen erstellen. - Jeder änderung erzeugt eine neue Version des Dokuments.
Dies ermöglicht Folgendes: Eine definierte Benutzergruppe (zB. Alle Internet-User) sehen nur Hauptversionen (Version: 2.0) und eine andere Gruppe (zB. Redaktionsgruppe) sieht auch die Nebenversionen (Version 2.23). Jede Änderung erzeugt eine neue Nebenversion bis ein Benutzer der Redakteursgruppe aus der Nebenversion eine Hauptversion macht (Version 3.0). Diese neue Hauptversion sehen dann wieder alle User.
Das Veröffentlichen einer neuen Hauptversion kann von einer Inhaltsgenehmigung abhängen. (siehe oben) Ein Dokument kann dann nicht einfach "veröffentlicht" werden, sondern man kann es nur zur "Genehmigung senden".
Besonders anschaulich ist dies, wenn man die Inhaltsveröffentlichung in einer Website Bibliothek aktiviert hat und eine Page veröffentlichen möchte.
Versionenzeitlimit
(neu 10/2024)
Hier kann man einstellen, ob Versionen nach einem Zeitlimit gelöscht werden. Die Option "automatisch" ist hier besonders spannend. Was dann im Detail passiert, wird hier erklärt: Informationen zum Versionsverlauf - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
Diese Einstellung ist ab dem Zeitpunkt der Konfiguration gültig. Bestehende Inhalte bekommen dadurch kein Ablaufdatum!
Hat ein Element ein Ablaufdatum, dann man einzelne Versionen auch davon ausnehmen, indem man die Version manuell auf "Läuft nie ab" stellt.
Limit für Versionsanzahl
Hier konfiguriert man, wie viele Haupt- und Nebenversionen aufbewahrt werden sollen. Achtung! Mit jeder Version wird ein Dokument vervielfältigt!
(Dokument mit 10MB - 100 Versionen =1GB)
Entwurfselementsicherheit
Jedes Element / Dokument kann man auch als Entwurf speichern (das ist nicht die Nebenversion).
Hier konfiguriert man, wer Entwürfe sehen darf.
Auschecken erfordern
Kein Co- Authoring gewünscht? Dann kann man das Verhalten hier umstellen. Eine Bearbeitung des Dokuments erwirkt ein Auschecken. Das Dokument ist dann vom Bearbeiter exklusiv zur Bearbeitung gesperrt. Möchte ein weiterer Benutzer das Element öffnen, erhält er eine Information, dass Benutzer 1 gerade daran arbeitet, und ob er benachrichtigt werden möchte, wenn Benutzer 1 fertig ist und das Dokument wieder eingecheckt hat.
Einchecken muss man allerdings manuell, das geschieht nicht automatisch durch Speichern und Schließen des Dokuments!
Info: Limit:100 bis 50000 Versionen sind hier einstellbar, möchte man weniger Versionen konfigurieren, kann man dies via PowerShell, pro Site einstellen.
Versionierung in Listen
Hier gibt es ein paar Funktionen weniger:
Informationen zum Versionsverlauf - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
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