Informationsobjekte oder Inhaltstypen
Jede Information, alles was Sie im Unternehmen an Wissen haben, kann als Informationsobjekt klassifiziert werden. Informationsobjekte oder Inhaltstypen beschreiben den Inhalt einer Information inklusive aller zugehörigen und benötigten Bestandteile um die „Information“ vollständig zu machen.
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| Beispiel: mp3 Metainformationen |
Dieses Konzept kennen Sie bereits von zB. Musikfiles .mp3
In dem .mp3 File (dem sogenannten MP3 Tag), können Informationen wie, Titel, Interpret, Album, Genre, Songtext, und viele andere Informationen gespeichert werden.
Viele Musikliebhaber haben eine mp3 Bibliothek mit mehreren tausend Musikstücken, da hat man mit einer Ordnerstruktur keine Freude mehr. Zu Eindimensional, zu unflexibel, zu unübersichtlich.
Diese Benutzer leben das Konzept der Informationsobjekte bereits heute. Wenn nicht schon seit langem. Bekommt man die mp3 Tags nicht irgendwann in den Griff, findet man keine Musik mehr. Ist alles gepflegt, kann man leicht nach einem Genre oder Künstler suchen oder daraus eine Playlist erstellen. Aber zurück zum Business. Hier werden die mp3 Tags – Metainformationen genannt. Also alle Informationen außer dem Titel.
Jedes Informationsobjekt hat zumindest folgende Informationen:
- Titel
- Erstellungsdatum
- Ersteller
- Datum der letzten Änderung
- Person welche die letzte Änderung gemacht hat
Diese Informationen sind
für alle Informationsobjekte am SharePoint obligatorisch. Wenn man sich die
Informationen ansieht ist das auch logisch, und gut so.
Wie auch zb. in einem NTFS Filesystem auf Ihrer Festplatte.
Wie auch zb. in einem NTFS Filesystem auf Ihrer Festplatte.
Aber was brauchen Sie
zusätzlich an Informationen bzw. Feldern?
Ein Beispiel für ein Informationsobjekt: „ ein Kontakt“:
Zu einem Kontakt gehören idr. Persönliche Informationen wie Name,
Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse, Foto, usw.
Aus der Erfahrung werden sie wissen das so ein Kontakt nur
Vollständig und somit als Informationsquelle „wertvoll“ ist wenn gewisse
Bedingungen eingehalten werden. zB Pflichtfelder definiert, denn was mache ich
mit einem Kontakt ohne Namen, oder ohne Telefonnummer, usw.
Ein Informationsobjekt kann
zB. auch ein „Angebot“ sein. Die Bedingungen dafür sind zB:
WordFile im .docx Format,
Corporate Identity muss eingehalten werden, Pflichtfelder wie Absender,
Empfänger, Datum, Kurzbeschreibung, Leistungen, Einzelsummen, Gesamtsummen,
Konditionen, Zahlungsbedingungen, gesendet Datum, ein Genehmigungsprozess, etc.
Welche Bedingungen ein
solches Informationsobjekt haben muss definieren Sie.
In SharePoint wird dies
mittels Inhaltstypen, Formularen, Workflows und anderen Mitteln umgesetzt.
Informationsobjekte können
auch Hierarchisch aufgebaut sein. zB: ein Standard Angebot für Produkt A
benötigt die Felder A+B+C ausgefüllt, ein Angebot für Produkt B, benötigt auch
A und B,C nicht, aber noch zusätzlich X und Y.
Was haben Sie davon?
Datenaggregation - Rufen Sie zb: alle Verträge aus dem Ganzen Unternehmen auf einmal auf den Bildschirm. Organisation: Alle Inhalte sind richtig kategorisiert und wiederauffindbar (nahezu jedes Dokument ist ein "Word", aber das eine ist ein Vertrag, das andere eine Speisekarte.
Automatisierung: je nach Inhaltstype können Workflows starten.
Was haben Sie davon?
Datenaggregation - Rufen Sie zb: alle Verträge aus dem Ganzen Unternehmen auf einmal auf den Bildschirm. Organisation: Alle Inhalte sind richtig kategorisiert und wiederauffindbar (nahezu jedes Dokument ist ein "Word", aber das eine ist ein Vertrag, das andere eine Speisekarte.
Automatisierung: je nach Inhaltstype können Workflows starten.
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