Der Umgang mit Wissen
Wissen wird von
Mitarbeitern aufgebaut, und gehalten. Das oft essenziell wichtige Wissen über
Vorgänge, Prozesse, Kontakte, etc. existiert oft nur in den Köpfen der Personen, die sich dieses Know-How erarbeitet haben.
Für eine saubere,
nachvollziehbare und wieder auffindbare Dokumentation fehlt neben dem
Tagesgeschäft oft die Zeit, aber vor allem auch die Motivation.
Das Einsetzen von
Organisationsrichtlinien um den Grad und die Qualität der Dokumentation von
Wissen zu verbessern ist unbedingt sinnvoll und notwendig. Ohne eine solche
Definition einer Richtlinie gehört Dokumentation von Wissen eher zu den
„lästigen“ Nebenaufgaben, die jeder mit unterschiedlicher Motivation sieht,
dementsprechend unterschiedlich wird die Qualität sein.
Das Ziel:
- Wissen muss dokumentiert und strukturiert abgelegt werden.
- Informationen müssen Auffindbar sein, genutzt und weiterverarbeitet werden können.
- Die jeweils gültige Version eines Dokumentes muss für alle verfügbar und eindeutig sein.
- Veränderungen müssen nachverfolgbar sein bzw. Rückgängig gemacht werden können.
- Die Dokumentation von Informationen, wie auch die Auffindbarkeit müssen organisiert werden.
So abstrakt beschrieben können diese Ziele auch in einem EDV-losen Büro vor 100 Jahren umgesetzt werden. Und diese Prozesse gilt es elektronisch abzubilden. SharePoint bietet dazu einen umfangreichen Werkzeugkasten, mit dem man dieses Ziel erreichen kann.
SharePoint hilft uns dabei diesem Ziel näherzukommen, indem
es die Gesamtheit der Informationen betrachten kann, nicht „nur“ den Inhalt von
Dokumenten.
SharePoint ist mit Bordmitteln vielleicht nicht das beste
Dokumentenmanagement System, aber ein absolut konkurrenzloses
Information-Management-System.
- Erstellen Sie eine Struktur die an Ihrer Unternehmensorganisation anlehnt.
- Erfassen Sie alle Informationsobjekte und Prozesse die es in Ihrem Unternehmen gibt.
- Reden Sie mit einem SharePoint Consultant.
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